Projektmanagement - Jede Meile ein Stein

Projektmanagement - Jede Meile ein Stein

Meilensteine sind für die konsequente Steuerung von Projekten zentral. Der Auftraggeber oder die Steuer-gruppe entscheidet an Meilenstein-Sitzungen inhaltlich und prozedural über das weitere Projektvorgehen. Unsere Erfahrung zeigt, dass Auftraggeber oder Steuergruppe sich oft schwer tun, Entscheide zu treffen. Aussagen wie «müssen wir das wirklich bereits heute entscheiden» oder «wir haben uns ein anderes ‚Lieferobjekt‘ vorgestellt – auf dieser Basis kann ich nicht entscheiden» hören wir häufig.  

 

Beugen Sie vor

Beugen Sie solchen Aussagen vor indem Sie bei der Projektübernahme sicherstellen, dass das Projektvorgehen, die voraussichtlichen Meilensteininhalte und deren Form mit den Mitgliedern der Steuergruppe detailliert besprechen.

  • Versandfristen vor- und nachgängig der Meilenstein-Sitzungen,
  • Form und Umfang der Meilensteinberichte,
  • Ausgestaltung des Projektcontrollings, 
  • Art der Protokollierung von Meilenstein-Sitzungen und
  • Projektdokumentation für die Steuergruppe. 
 

Definieren Sie Termine

Ganz wesentlich für eine erfolgreiche Projektsteuerung durch die Steuergruppe ist die projektadäquate Definition der Termine an denen Meilenstein-Sitzungen vorzusehen sind. Dazu ist, nebst der Variante eines ordentlichen Projektfortschritts auch ein Konsens darüber zu erreichen, wie gross inhaltliche oder prozedurale Änderungen am Projekt sein müssen, damit diese der Steuergruppe zur Genehmigung vorzulegen sind.

Unbestritten ist, dass projektinterne oder -externe Ereignisse von der Projektleitung dahingehend zu überprüfen sind, in wie weit sie sich auf die vor Projektbeginn definierten Leistungs-, Termin- und Kostenziele auswirken. Je nach Wirkungsstärke auf die Zieldimensionen des Projektes und dem Selbstverständnis der Steuergruppe, hat die Projektleitung der Steuergruppe früher oder später, häufiger oder weniger häufig Antrag auf Zielanpassung zu stellen.

 

Formulieren Sie Beschlüsse eindeutig

Im Nachgang zu Meilenstein-Sitzungen ist das Protokoll zu verfassen. Empfehlenswert ist, wenn Sie als Projektleitung das Protokoll, in der Regel das Beschlussprotokoll, vor dem Versand nochmals kritisch durchsehen und überprüfen, ob die Beschlüsse eindeutig formuliert sind und als Basis für die nächste Projektphase dienlich sind. 

 

Erfahren Sie in unserem nächsten Blog, wieso Familienunternehmen speziell sind.

 

Literatur:

Forrer, F. & Schöni, M. (2011). Projektmanagement. Mit knappen Ressourcen Projekte sicher steuern. Zürich. Versus Verlag.

 
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